Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen gjelder for deg og dine personopplysninger når du søker en stilling hos Lindorff.

Lindorff er et internasjonalt konsern med mange virksomheter i flere land. Lindorff er ansvarlig for å beskytte personopplysningene dine (behandlingsansvarlig). Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi bruker personopplysninger som innhentes fra deg eller fra tredjeparter gjennom jobbsøkerprosessen.


Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen uten å varsle deg. Du er derfor selv ansvarlig for å holde deg oppdatert på den gjeldende personvernerklæringen. Denne versjonen ble publisert 1. oktober 2018.

1. Typer personopplysninger

Når du sender oss en jobbsøknad, vil vi innhente og forholde oss til følgende informasjon:

  • Navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer.
  • Informasjon fra din CV, for eksempel karriere, utdanning, kompetanse/erfaring, språkkunnskaper og så videre.
  • All informasjon du inkluderer i ditt motivasjonsbrev.
  • Aktuell informasjon som dokumenterer at du er kvalifisert for stillingen du søker.
  • Eventuell politiattest (vandelsattest). Avhengig av hvilken stilling du søker, kan vi be deg om en politiattest som dokumenterer at du ikke er dømt for forbrytelser som kan diskvalifisere deg fra stillingen (jfr. inkassolovens §5).


Avhengig av hvilken stilling du søker, kan vi dessuten innhente informasjon fra tredjeparter.

  • Vi kan be om en vurdering av din kompetanse/erfaring, personlighet eller kognitive evner. Slike vurderinger utføres vanligvis gjennom testverktøy/ programvare fra en tredjepart som deler resultatene med oss. Før en slik evaluering gjennomføres, vil vi gi deg relevant informasjon om dette.
  • Screening av jobbsøkere. Vi kan også be en screening-ekspert undersøke om det finnes omstendigheter som kan diskvalifisere deg fra stillingen. Hvorvidt dette vil skje, omfang og formål vil i så fall bli diskutert med deg på forhånd.
  • Vi innhenter referanser fra personer som har arbeidet sammen med deg tidligere. Vanligvis vil vi kun kontakte referanser du har oppgitt og bekreftet ved å gi oss navn og kontaktinformasjon. Hvis du allerede arbeider hos Lindorff/Intrum, kan vi be om referanser fra din leder og/eller kollegaer uten at du blir varslet om dette.


Interne søkere: Hvis du allerede er ansatt i Lindorff og søker en annen intern stilling, kan vi bruke informasjonen vi har om deg i personregisteret som et supplement til informasjonen du oppgir i jobbsøknaden.
Under visse omstendigheter kan vi behandle sensitive personopplysninger, for eksempel opplysninger om etnisk bakgrunn eller kjønn, for å ivareta en mangfoldig gruppe av kandidater og ansatte.


2. Formål med behandlingen

Som behandlingsansvarlig vil vi behandle personopplysningene dine for følgende formål:

  • Vi behandler personopplysningene dine for å være sikre på at du er kvalifisert for stillingen du søker.
  • Tvisteløsning. Vi kan behandle personopplysninger for å oppklare tvister, klager eller juridiske prosedyrer.
  • Overholde lovgivningen. Vi kan behandle personopplysningene dine for å overholde lovgivningen eller en rettsordre.


3. Parter som har/kan ha tilgang til personopplysningene dine

Våre medarbeidere (HR og rekrutterende ledere) gis tilgang til personopplysningene dine der de har en berettiget interesse i å få oppgitt denne informasjonen, men kun så lenge det er nødvendig for formålene beskrevet ovenfor og der vedkommende er bundet av taushetsplikt.


Behandlingsansvarlig kan dele personopplysningene dine med tredjeparter under følgende omstendigheter:

  • Vi kan innhente informasjon fra tredjeparter (som beskrevet ovenfor) og vil i så fall gi disse nødvendige opplysninger (for eksempel navn), slik at de kan gi oss relevant informasjon om deg.
  • Vi kan dele personopplysningene dine med andre tredjeparter som opptrer på våre vegne, for eksempel en tjenesteleverandør. I slike tilfeller kan tredjepartene kun bruke personopplysningene dine som beskrevet ovenfor, i samsvar med våre instrukser.
  • Vi kan dele personopplysningene dine hvis dette er påkrevet av hensyn til lovgivning eller rettsordre, for eksempel av politimyndighet eller andre offentlige instanser.


4. Lagringssted for personopplysningene dine

Så lenge vi er behandlingsansvarlige for personopplysningene dine vil disse kun være tilgjengelig for personale innenfor EØS-området og i Sveits. Sveits har lover og regler som sikrer personvern på linje med lovgivningen i EU.


5. Lagring av personopplysninger

Vi lagrer følgende personopplysninger til kandidater som ikke får ansettelsestilbud:

 

Søknad med eventuelle dokumenter kandidaten har lastet opp i jobbsøkerportal

Ett år etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet med mindre kandidaten ber om sletting før

Resultater fra psykometriske kartleggingsverktøy

Ett år etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet med mindre kandidaten ber om sletting før

Øvrige dokumenter og notater relatert til rekrutteringsprosessen

Slettes når kandidat som får tilbud om stillingen har akseptert tilbudet

Hvis vi velger å ansette deg, vil vi lagre personopplysningene dine i vårt personalregister i henhold til HR-retningslinjene våre for personvern.

Vi kan behandle personopplysningene dine i en lengre tidsperiode etter at jobbsøkerprosessen er avsluttet hvis det pågår en rettstvist, eller hvis du har gitt oss tillatelse til å lagre personopplysningene dine for en lengre tidsperiode.

6. Juridisk grunnlag for behandling av personopplysningene dine

Vi behandler personopplysningene dine på bakgrunn av en legitim interesse begrunnet i vårt behov for å rekruttere kvalifiserte kandidater. I enkelte tilfeller vil vi også være pålagt å behandle personopplysningene dine som følge av en rettslig forpliktelse.


7. Dine rettigheter under personvernforordningen

EUs personvernforordning gir deg visse rettigheter.


Rett til å få tilgang til personopplysningene dine
Du er berettiget til en kopi av personopplysningene vi har om deg samt visse opplysninger om hvordan vi bruker slik informasjon.
Du vil vanligvis motta personopplysningene dine skriftlig, med mindre du har bedt om en elektronisk kopi og vi kan sende deg opplysningene slik du har anmodet om.


Rett til å korrigere personopplysninger
Vi vil, så langt det er mulig, påse at den informasjonen vi har om deg er presis og fullstendig. Hvis du mener at dette ikke er tilfelle, kan du be oss om å oppdatere eller endre personopplysningene dine.


Rett til sletting av personopplysninger
Under visse omstendigheter har du rett til å be oss om å slette personopplysningene dine, for eksempel hvis behandling av personopplysninger ikke lenger kan begrunnes ut fra formålene, eller hvis du trekker tilbake samtykket ditt til behandling av slik informasjon. Retten til sletting av personopplysninger må imidlertid veies opp mot andre faktorer. Eksempelvis vil behandling begrunnet i lov- og/eller avtalemessige forpliktelser tilsi at vi ikke kan oppfylle din forespørsel.


Rett til begrensning av behandling
Under visse omstendigheter har du rett til å be oss om å avslutte behandlingen av personopplysningene dine, for eksempel der du mener at personopplysningene vi har om deg er unøyaktige, eller der du mener at vi ikke lenger har bruk for disse.


Rett til å overføre personopplysninger
Under visse omstendigheter har du rett til å be oss om å overføre personopplysninger du har gitt oss til en tredjepart du selv velger.


Rett til å gjøre innsigelser mot behandling
Du har rett til å gjøre innsigelser mot behandling av personopplysninger som er basert på våre legitime interesser. Med mindre vi kan dokumentere tungtveiende legitime interesser, vil behandling basert på slikt grunnlag opphøre når du ber oss om det. Vær oppmerksom på at dette betyr at vi ikke lenger kan behandle din jobbsøknad.


Rettigheter relatert til automatisert beslutningstaking
Du har rett til ikke å bli utsatt for automatisert beslutningstaking, inkludert profilering, som har rettsvirkninger eller andre betydelige konsekvenser for deg. Lindorff bruker vanligvis ikke automatisert beslutningstaking eller profilering i rekrutteringsprosessen, men hvis du har vært utsatt for en automatisert beslutning og ikke er enig i utfallet, kan du be oss om å revurdere beslutningen. Se punkt 8 nedenfor for kontaktinformasjon.


Rett til å trekke tilbake samtykke til behandling
I de fleste tilfellene baserer vi ikke behandling av personopplysninger på samtykke. Det kan likevel hende at vi ber om ditt samtykke i konkrete tilfeller. I slike tilfeller har du rett til å trekke tilbake samtykket til videre behandling av personopplysningene dine.


8. Kontaktinformasjon

Hvis du ønsker å kontakte personvernombudet vedrørende behandlingen av personopplysningene dine, kan du sende en e-post til personvern@lindorff.com